Documentation

Paie, présence et ressources humaines pour les entreprises ivoiriennes. Ce guide couvre la mise en route puis chaque module, du point de vue de celui qui s’en sert.

Introduction#

Payelio réunit dans un seul outil ce qui se traite habituellement dans trois : un tableur pour les présences, un logiciel pour la paie, et le téléphone du responsable pour tout le reste.

Module	Ce qu’il résout
Présence	Qui est à son poste, où, et depuis quand. Retards, absences et heures supplémentaires calculés à partir du pointage réel.
Paie	Bulletins conformes à la réglementation ivoirienne : CNPS, ITS, FDFP et charges patronales calculés automatiquement.
Congés	Demandes, validation à deux niveaux, solde tenu à jour automatiquement.
Frais et avances	Notes de frais avec justificatif, avances sur salaire et prêts avec échéancier.
Documents	Contrats, bulletins et attestations, accessibles par l’employé sans avoir à les demander.
Recrutement	Offres publiées, candidatures reçues, conversion d’un candidat en employé.

Les rôles#

Chaque personne ne voit que ce qui la concerne. Le rôle est fixé à la création du compte.

Rôle	Ce qu’il voit
Directeur	Tout l’espace administratif, plus la configuration de l’entreprise et l’abonnement.
Responsable RH	Employés, paie, présences, validations, documents. Consulte la configuration sans la modifier.
Manager	Uniquement son département : son équipe, ses présences, les demandes à valider.
Employé	Son propre dossier : pointage, congés, bulletins, documents, demandes.

À retenir

Seuls les employés pointent. Un manager, une RH ou un directeur qui doit lui aussi pointer a besoin d’un compte de rôle « Employé ». C’est volontaire : les statistiques de présence ne comptent que les employés.

Mise en route#

Six étapes, dans cet ordre. Les quatre premières conditionnent tout le reste : tant qu’elles ne sont pas faites, les pointages seront faux.

Compléter la fiche entreprise. Paramètres → Entreprise. Le nom et le logo apparaissent sur les bulletins de paie.
Créer vos départements. Paramètres → Départements. Chaque employé appartient à un département.
Définir les horaires de travail. Paramètres → Heures de travail. Jours travaillés, heure de début et de fin, tolérance de retard.
Placer la position de votre site. Paramètres → Rayon GPS. Utilisez « Utiliser ma position » depuis le lieu de travail.
Ajouter vos employés. Un par un, ou en important un fichier Excel.
Vérifier les invitations. Chaque employé reçoit un lien d’activation par e-mail.

Attention

L’étape 4 est celle qu’on oublie, et elle coûte cher. Sans coordonnées GPS, tous les pointages sont considérés « hors zone » et partent en validation. Vos managers croiront à un dysfonctionnement.

Choisir le rayon GPS#

Le rayon définit la distance tolérée autour du site. 80 mètres convient à la plupart des cas : assez large pour absorber l’imprécision d’un téléphone, assez étroit pour qu’un pointage depuis le domicile soit détecté. Sur un grand site, augmentez-le.

Les guides d’écran#

À votre première connexion, une courte visite vous fait découvrir les écrans principaux. Ensuite, chaque écran s’explique lui-même la première fois que vous l’ouvrez : une carte apparaît dans un coin et résume ce que vous pouvez y faire. Elle ne bloque rien — l’écran reste utilisable pendant que vous la lisez.

Chaque carte ne s’affiche qu’une fois, et par compte : vos collègues verront la leur à leur tour. « Ne plus afficher » les coupe toutes d’un coup, sans avoir à fermer les suivantes une par une. Le principe est le même sur l’application mobile.

Ajouter vos employés#

Par import Excel#

Recommandé dès que vous avez plus de cinq personnes à saisir.

Écran Employés → bouton Modèle Excel. Le fichier téléchargé contient déjà vos départements.
Remplissez une ligne par employé. Les colonnes en trop sont ignorées.
Bouton Importer Excel, sélectionnez votre fichier.

Colonne	Obligatoire	À savoir
E-mail	Oui	Identifiant de connexion. Unique.
Prénom, Nom	Oui
Département	Oui	S’il n’existe pas, il est créé automatiquement.
Poste	Oui	Texte libre.
Type de contrat	Oui	`CDI`, `CDD` ou `STAGE`.
Date d’embauche	Oui	Cellule au format Date d’Excel.
Salaire de base	Oui	Cellule au format Nombre.
Rôle	Non	« Employé » par défaut.
Date de fin de contrat	Selon	Obligatoire pour un CDD ou un stage.

Le modèle comporte aussi les colonnes facultatives de la fiche : situation matrimoniale, enfants à charge, sursalaire, salaire conventionnel, catégorie CNPS, téléphone, sexe, date de naissance, adresse, contact d’urgence et fin de période d’essai. Laissez vide ce que vous ne connaissez pas encore.

Situation matrimoniale et enfants

Ces deux colonnes ne sont pas de la décoration : elles déterminent le nombre de parts, donc la réduction d’ITS. Laissées vides, tout le monde arrive « célibataire sans enfant » et les premiers bulletins sont à reprendre un par un.

Attention

Le salaire doit être un nombre, pas du texte. « 450 000 » saisi comme texte serait lu 450. Utilisez le modèle fourni : ses colonnes sont déjà au bon format, et les colonnes à choix (contrat, rôle, situation matrimoniale, sexe) proposent une liste déroulante.

Un employé déjà présent n’est jamais dupliqué : il est signalé comme « déjà présent » et ignoré. Un employé supprimé n’est pas réactivé automatiquement.

Si un employé n’a rien reçu#

Écran Employés, repérez sa ligne dans la liste.
Cliquez sur les trois points au bout de sa ligne.
Choisissez Aperçu rapide.
Bouton Renvoyer l’invitation.

Le lien reçu est valable 72 heures.

Le pointage#

L’employé pointe son arrivée et son départ depuis l’application mobile. Sa position est enregistrée à ce moment précis et comparée à celle de votre site.

Situation	Ce qui se passe
Dans la zone, à l’heure	Présent. Rien à faire.
Dans la zone, en retard	Statut « Retard ». L’employé peut le justifier sous 24 heures.
Hors zone	Le pointage part en validation. L’employé indique un motif : mission, télétravail, autre.
Départ tardif	Heures supplémentaires détectées, soumises à validation avant d’être créditées.
Aucun pointage	Absent en fin de journée. Justifiable.

À savoir

Le pointage depuis un navigateur peut être activé pour dépanner les employés dont le téléphone n’est pas compatible. La position d’un ordinateur étant moins fiable, réservez-le au temps nécessaire.

Les congés#

L’employé fait sa demande depuis son espace. Elle part simultanément à son manager et à la RH. La décision de la RH fait foi : l’avis du manager est enregistré et visible, mais c’est la RH qui clôt la demande.

Dès qu’un congé est approuvé, le solde de l’employé est décompté automatiquement, et les absences éventuellement enregistrées sur la période sont annulées.

Types de congés#

Congé payé — seul type décompté du solde annuel
Permission, congé maladie
Maternité ou paternité, événement familial

Les validations#

L’écran Approbations réunit toutes les demandes en attente : congés, notes de frais, avances, justifications de retard ou d’absence, pointages hors zone et heures supplémentaires.

Le manager ne voit que son département ; la RH et le Directeur voient toute l’entreprise. Chaque décision est tracée avec son auteur et son horodatage.

Heures supplémentaires hors zone

La demande porte alors deux questions : le déplacement était-il légitime, et accorde-t-on les heures ? Vous pouvez accepter le déplacement d’un agent en mission tout en refusant les heures. L’inverse est impossible : les heures sont calculées à partir de cette heure de départ.

La paie#

Écran Paie, choisissez le mois.
Générer la paie. Les bulletins sont calculés pour tous les employés.
Vérifiez, ajustez les primes si besoin, puis marquez les bulletins comme payés.

Le calcul intègre le salaire de base, le sursalaire, la prime d’ancienneté, les heures supplémentaires validées, les retenues pour absence, les cotisations CNPS, l’ITS selon la situation familiale, et les charges patronales dont le FDFP.

À retenir

Seuls les comptes de rôle « Employé » entrent dans la paie. Le salaire d’un manager ou d’une RH est enregistré dans son dossier, mais son bulletin n’est pas généré. Enregistrer une rémunération et l’inclure dans un cycle de paie sont deux décisions distinctes.

L’écran CNPS et social produit la déclaration du mois à partir des bulletins générés.

Frais, avances et budget#

Notes de frais#

L’employé saisit le montant, la catégorie et joint son justificatif. Après validation, le remboursement intervient sur la paie suivante.

Avances et prêts#

Une avance est remboursée en une fois sur la paie suivante ; un prêt suit un échéancier sur plusieurs mois, consultable depuis la demande.

Budget par employé#

Une enveloppe allouée à un employé, dans laquelle il déclare ses dépenses. Le solde se met à jour à chaque dépense approuvée.

L’application mobile#

Réservée aux employés. Elle sert à pointer, demander un congé ou une avance, consulter ses bulletins et ses documents.

Installation sur Android#

Ouvrez le lien de téléchargement communiqué par votre entreprise.
Autorisez l’installation depuis cette source si votre téléphone le demande.
Connectez-vous avec l’e-mail et le mot de passe définis lors de l’activation.
Acceptez l’accès à la localisation — sans elle, le pointage est impossible.

Version iPhone

En préparation. En attendant, les employés sous iPhone peuvent pointer depuis un navigateur si votre entreprise a activé cette option.

Abonnement#

Formule	Employés	Prix mensuel
Essai	jusqu’à 10	Gratuit, 7 jours
Starter	jusqu’à 30	50 000 FCFA
Business	jusqu’à 120	155 000 FCFA
Enterprise	jusqu’à 480	520 000 FCFA

Le paiement trimestriel bénéficie d’une remise, l’annuel davantage. Le règlement se fait par mobile money ou par carte. Le détail des formules est sur la page Tarifs.

Plafond d’employés

Le plafond de votre formule est vérifié à chaque ajout : au-delà, la création d’un employé est refusée. Changez de formule depuis l’écran Abonnement avant une vague d’embauches.

Vos données#

Les données de chaque entreprise sont totalement cloisonnées : aucune requête ne peut atteindre celles d’une autre société.

Vous pouvez à tout moment exporter l’intégralité de vos données depuis Mes exports : employés, bulletins, présences, congés et documents, dans une archive unique. Aucune demande préalable n’est nécessaire.

Les mesures de protection sont détaillées sur la page Sécurité et conformité.

Questions fréquentes#

Un employé n’arrive pas à se connecter#

Vérifiez qu’il a bien activé son compte via le lien reçu par e-mail. Si le lien a expiré (72 heures), renvoyez l’invitation depuis sa fiche. Il peut aussi utiliser « mot de passe oublié ».

Tous les pointages apparaissent « hors zone »#

La position GPS de votre site n’est pas renseignée, ou le rayon est trop étroit. Paramètres → Rayon GPS.

Un employé a quitté l’entreprise#

Supprimez-le depuis sa fiche. Ses bulletins et son historique sont conservés pour vos obligations légales, mais il ne peut plus se connecter et ne compte plus dans votre effectif facturé.

Le bulletin d’un employé semble faux#

Vérifiez d’abord son salaire de base et sa situation familiale : le nombre de parts influe directement sur l’ITS. Vérifiez ensuite ses absences du mois, qui donnent lieu à retenue.

Peut-on modifier un bulletin déjà généré ?#

Vous pouvez ajuster les primes et neutraliser une retenue pour absence tant que le bulletin n’est pas marqué comme payé.

Version 1.0 · Dernière mise à jour le 12 août 2026

Les écrans Recrutement, Actifs et Rapports feront l’objet d’un complément.