Le guide complet de Payelio.
Paie, présence et ressources humaines pour les entreprises ivoiriennes. Ce guide couvre la mise en route puis chaque module, du point de vue de celui qui s’en sert.
Démarrage
Créer votre espace et inviter votre équipe
Utilisation
Pointage, congés, paie et frais au quotidien
Démarrage
Introduction
Payelio réunit dans un seul outil ce qui se traite habituellement dans trois : un tableur pour les présences, un logiciel pour la paie, et le téléphone du responsable pour tout le reste.
| Module | Ce qu’il résout |
|---|---|
| Présence | Qui est à son poste, où, et depuis quand. Retards, absences et heures supplémentaires calculés à partir du pointage réel. |
| Paie | Bulletins conformes à la réglementation ivoirienne : CNPS, ITS, FDFP et charges patronales calculés automatiquement. |
| Congés | Demandes, validation à deux niveaux, solde tenu à jour automatiquement. |
| Frais et avances | Notes de frais avec justificatif, avances sur salaire et prêts avec échéancier. |
| Documents | Contrats, bulletins et attestations, accessibles par l’employé sans avoir à les demander. |
| Recrutement | Offres publiées, candidatures reçues, conversion d’un candidat en employé. |
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Les rôles
Chaque personne ne voit que ce qui la concerne. Le rôle est fixé à la création du compte.
| Rôle | Ce qu’il voit |
|---|---|
| Directeur | Tout l’espace administratif, plus la configuration de l’entreprise et l’abonnement. |
| Responsable RH | Employés, paie, présences, validations, documents. Consulte la configuration sans la modifier. |
| Manager | Uniquement son département : son équipe, ses présences, les demandes à valider. |
| Employé | Son propre dossier : pointage, congés, bulletins, documents, demandes. |
Seuls les employés pointent. Un manager, une RH ou un directeur qui doit lui aussi pointer a besoin d’un compte de rôle « Employé ». C’est volontaire : les statistiques de présence ne comptent que les employés.
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Mise en route
Six étapes, dans cet ordre. Les quatre premières conditionnent tout le reste : tant qu’elles ne sont pas faites, les pointages seront faux.
- Compléter la fiche entreprise. Paramètres Entreprise. Le nom et le logo apparaissent sur les bulletins de paie.
- Créer vos départements. Paramètres Départements. Chaque employé appartient à un département.
- Définir les horaires de travail. Paramètres Heures de travail. Jours travaillés, heure de début et de fin, tolérance de retard.
- Placer la position de votre site. Paramètres Rayon GPS. Utilisez « Utiliser ma position » depuis le lieu de travail.
- Ajouter vos employés. Un par un, ou en important un fichier Excel.
- Vérifier les invitations. Chaque employé reçoit un lien d’activation par e-mail.
L’étape 4 est celle qu’on oublie, et elle coûte cher. Sans coordonnées GPS, tous les pointages sont considérés « hors zone » et partent en validation. Vos managers croiront à un dysfonctionnement.
Choisir le rayon GPS
Le rayon définit la distance tolérée autour du site. 80 mètres convient à la plupart des cas : assez large pour absorber l’imprécision d’un téléphone, assez étroit pour qu’un pointage depuis le domicile soit détecté. Sur un grand site, augmentez-le.
Les guides d’écran
À votre première connexion, une courte visite vous fait découvrir les écrans principaux. Ensuite, chaque écran s’explique lui-même la première fois que vous l’ouvrez : une carte apparaît dans un coin et résume ce que vous pouvez y faire. Elle ne bloque rien — l’écran reste utilisable pendant que vous la lisez.
Chaque carte ne s’affiche qu’une fois, et par compte : vos collègues verront la leur à leur tour. « Ne plus afficher » les coupe toutes d’un coup, sans avoir à fermer les suivantes une par une. Le principe est le même sur l’application mobile.
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Ajouter vos employés
Par import Excel
Recommandé dès que vous avez plus de cinq personnes à saisir.
- Écran Employés bouton Modèle Excel. Le fichier téléchargé contient déjà vos départements.
- Remplissez une ligne par employé. Les colonnes en trop sont ignorées.
- Bouton Importer Excel, sélectionnez votre fichier.
| Colonne | Obligatoire | À savoir |
|---|---|---|
| Oui | Identifiant de connexion. Unique. | |
| Prénom, Nom | Oui | |
| Département | Oui | S’il n’existe pas, il est créé automatiquement. |
| Poste | Oui | Texte libre. |
| Type de contrat | Oui | CDI, CDD ou STAGE. |
| Date d’embauche | Oui | Cellule au format Date d’Excel. |
| Salaire de base | Oui | Cellule au format Nombre. |
| Rôle | Non | « Employé » par défaut. |
| Date de fin de contrat | Selon | Obligatoire pour un CDD ou un stage. |
Le modèle comporte aussi les colonnes facultatives de la fiche : situation matrimoniale, enfants à charge, sursalaire, salaire conventionnel, catégorie CNPS, téléphone, sexe, date de naissance, adresse, contact d’urgence et fin de période d’essai. Laissez vide ce que vous ne connaissez pas encore.
Ces deux colonnes ne sont pas de la décoration : elles déterminent le nombre de parts, donc la réduction d’ITS. Laissées vides, tout le monde arrive « célibataire sans enfant » et les premiers bulletins sont à reprendre un par un.
Le salaire doit être un nombre, pas du texte. « 450 000 » saisi comme texte serait lu 450. Utilisez le modèle fourni : ses colonnes sont déjà au bon format, et les colonnes à choix (contrat, rôle, situation matrimoniale, sexe) proposent une liste déroulante.
Un employé déjà présent n’est jamais dupliqué : il est signalé comme « déjà présent » et ignoré. Un employé supprimé n’est pas réactivé automatiquement.
Si un employé n’a rien reçu
- Écran Employés, repérez sa ligne dans la liste.
- Cliquez sur les trois points au bout de sa ligne.
- Choisissez Aperçu rapide.
- Bouton Renvoyer l’invitation.
Le lien reçu est valable 72 heures.
Utilisation
Le pointage
L’employé pointe son arrivée et son départ depuis l’application mobile. Sa position est enregistrée à ce moment précis et comparée à celle de votre site.
| Situation | Ce qui se passe |
|---|---|
| Dans la zone, à l’heure | Présent. Rien à faire. |
| Dans la zone, en retard | Statut « Retard ». L’employé peut le justifier sous 24 heures. |
| Hors zone | Le pointage part en validation. L’employé indique un motif : mission, télétravail, autre. |
| Départ tardif | Heures supplémentaires détectées, soumises à validation avant d’être créditées. |
| Aucun pointage | Absent en fin de journée. Justifiable. |
Le pointage depuis un navigateur peut être activé pour dépanner les employés dont le téléphone n’est pas compatible. La position d’un ordinateur étant moins fiable, réservez-le au temps nécessaire.
Utilisation
Les congés
L’employé fait sa demande depuis son espace. Elle part simultanément à son manager et à la RH. La décision de la RH fait foi : l’avis du manager est enregistré et visible, mais c’est la RH qui clôt la demande.
Dès qu’un congé est approuvé, le solde de l’employé est décompté automatiquement, et les absences éventuellement enregistrées sur la période sont annulées.
Types de congés
- Congé payé — seul type décompté du solde annuel
- Permission, congé maladie
- Maternité ou paternité, événement familial
Utilisation
Les validations
L’écran Approbations réunit toutes les demandes en attente : congés, notes de frais, avances, justifications de retard ou d’absence, pointages hors zone et heures supplémentaires.
Le manager ne voit que son département ; la RH et le Directeur voient toute l’entreprise. Chaque décision est tracée avec son auteur et son horodatage.
La demande porte alors deux questions : le déplacement était-il légitime, et accorde-t-on les heures ? Vous pouvez accepter le déplacement d’un agent en mission tout en refusant les heures. L’inverse est impossible : les heures sont calculées à partir de cette heure de départ.
Utilisation
La paie
- Écran Paie, choisissez le mois.
- Générer la paie. Les bulletins sont calculés pour tous les employés.
- Vérifiez, ajustez les primes si besoin, puis marquez les bulletins comme payés.
Le calcul intègre le salaire de base, le sursalaire, la prime d’ancienneté, les heures supplémentaires validées, les retenues pour absence, les cotisations CNPS, l’ITS selon la situation familiale, et les charges patronales dont le FDFP.
Seuls les comptes de rôle « Employé » entrent dans la paie. Le salaire d’un manager ou d’une RH est enregistré dans son dossier, mais son bulletin n’est pas généré. Enregistrer une rémunération et l’inclure dans un cycle de paie sont deux décisions distinctes.
L’écran CNPS et social produit la déclaration du mois à partir des bulletins générés.
Utilisation
Frais, avances et budget
Notes de frais
L’employé saisit le montant, la catégorie et joint son justificatif. Après validation, le remboursement intervient sur la paie suivante.
Avances et prêts
Une avance est remboursée en une fois sur la paie suivante ; un prêt suit un échéancier sur plusieurs mois, consultable depuis la demande.
Budget par employé
Une enveloppe allouée à un employé, dans laquelle il déclare ses dépenses. Le solde se met à jour à chaque dépense approuvée.
Utilisation
L’application mobile
Réservée aux employés. Elle sert à pointer, demander un congé ou une avance, consulter ses bulletins et ses documents.
Installation sur Android
- Ouvrez le lien de téléchargement communiqué par votre entreprise.
- Autorisez l’installation depuis cette source si votre téléphone le demande.
- Connectez-vous avec l’e-mail et le mot de passe définis lors de l’activation.
- Acceptez l’accès à la localisation — sans elle, le pointage est impossible.
En préparation. En attendant, les employés sous iPhone peuvent pointer depuis un navigateur si votre entreprise a activé cette option.
Administration
Abonnement
| Formule | Employés | Prix mensuel |
|---|---|---|
| Essai | jusqu’à 10 | Gratuit, 7 jours |
| Starter | jusqu’à 30 | 50 000 FCFA |
| Business | jusqu’à 120 | 155 000 FCFA |
| Enterprise | jusqu’à 480 | 520 000 FCFA |
Le paiement trimestriel bénéficie d’une remise, l’annuel davantage. Le règlement se fait par mobile money ou par carte. Le détail des formules est sur la page Tarifs.
Le plafond de votre formule est vérifié à chaque ajout : au-delà, la création d’un employé est refusée. Changez de formule depuis l’écran Abonnement avant une vague d’embauches.
Administration
Vos données
Les données de chaque entreprise sont totalement cloisonnées : aucune requête ne peut atteindre celles d’une autre société.
Vous pouvez à tout moment exporter l’intégralité de vos données depuis Mes exports : employés, bulletins, présences, congés et documents, dans une archive unique. Aucune demande préalable n’est nécessaire.
Les mesures de protection sont détaillées sur la page Sécurité et conformité.
Aide
Questions fréquentes
Un employé n’arrive pas à se connecter
Vérifiez qu’il a bien activé son compte via le lien reçu par e-mail. Si le lien a expiré (72 heures), renvoyez l’invitation depuis sa fiche. Il peut aussi utiliser « mot de passe oublié ».
Tous les pointages apparaissent « hors zone »
La position GPS de votre site n’est pas renseignée, ou le rayon est trop étroit. Paramètres Rayon GPS.
Un employé a quitté l’entreprise
Supprimez-le depuis sa fiche. Ses bulletins et son historique sont conservés pour vos obligations légales, mais il ne peut plus se connecter et ne compte plus dans votre effectif facturé.
Le bulletin d’un employé semble faux
Vérifiez d’abord son salaire de base et sa situation familiale : le nombre de parts influe directement sur l’ITS. Vérifiez ensuite ses absences du mois, qui donnent lieu à retenue.
Peut-on modifier un bulletin déjà généré ?
Vous pouvez ajuster les primes et neutraliser une retenue pour absence tant que le bulletin n’est pas marqué comme payé.
Vous ne trouvez pas votre réponse ?
Décrivez votre situation depuis le formulaire de contact, l’équipe vous répond directement.