Conditions générales d’utilisation

Les présentes conditions générales d'utilisation (ci-après les « CGU ») définissent les modalités d'accès et d'utilisation de la plateforme Payelio (ci-après le « Service »), éditée par la société désignée à l'article 2.

Le Service est une solution logicielle en ligne de gestion de la paie et des ressources humaines, destinée aux entreprises. Il couvre notamment l'établissement des bulletins de paie, le suivi du temps de présence, la gestion des congés, des notes de frais, des avances sur salaire, des contrats, des documents et des recrutements.

Toute utilisation du Service emporte acceptation pleine et entière des présentes CGU.

Le Service est édité par Kama Paul Emmanuel, entrepreneur individuel exerçant sous l’enseigne « Payelio », dont le principal établissement est situé à Abidjan, Cocody Angré.

Directeur de la publication : Kama Paul Emmanuel.

L’éditeur peut être contacté via le formulaire de contact accessible sur la page d’accueil du site.

Le Service est hébergé par Netlify et Render (Francfort, Allemagne).

« Éditeur » : la société désignée à l'article 2, qui édite et exploite le Service.

« Client » : l'entreprise qui souscrit un abonnement au Service et pour laquelle un espace dédié est ouvert.

« Espace » : l'environnement isolé attribué à un Client, contenant ses données et celles de ses salariés.

« Utilisateur » : toute personne physique disposant d'un compte d'accès à un Espace, quel que soit son rôle (Employé, Manager, Ressources humaines ou Direction).

« Données du Client » : l'ensemble des informations saisies dans l'Espace ou générées par le Service pour le compte du Client, notamment les données relatives à ses salariés.

Le Service ne fait pas l'objet d'une inscription en libre-service. L'ouverture d'un Espace intervient à l'issue d'un échange avec l'Éditeur, qui procède à la création et au paramétrage initial de l'Espace du Client.

Le Client désigne les personnes autorisées à accéder au Service et détermine leur rôle. Il lui appartient de mettre à jour ces habilitations, notamment en cas de départ d'un Utilisateur.

L'accès au Service requiert une connexion internet. Les coûts d'accès au réseau demeurent à la charge de l'Utilisateur.

Chaque Utilisateur dispose d'identifiants strictement personnels. Toute connexion est protégée par un code à usage unique transmis à l'adresse électronique de l'Utilisateur, sauf lorsque celui-ci a désigné son appareil comme appareil de confiance.

L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute action effectuée depuis son compte. Il doit informer sans délai le Client ou l'Éditeur de toute utilisation non autorisée.

Le Client peut à tout moment consulter la liste des sessions ouvertes sur son Espace et les révoquer.

Le Client peut bénéficier d'une période d'essai gratuite de sept (7) jours, limitée à dix (10) comptes utilisateurs, sans communication de moyen de paiement.

À l'issue de cette période, l'accès au Service est suspendu à défaut de souscription d'un abonnement. Les Données du Client demeurent exportables dans les conditions de l'article 9.

L'accès au Service est subordonné à la souscription d'un abonnement, dont le tarif dépend de l'offre retenue et du nombre maximal de salariés qu'elle autorise. Les tarifs en vigueur sont ceux affichés sur le site de l'Éditeur au jour de la souscription.

L'abonnement peut être souscrit pour une durée mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Une remise de cinq pour cent (5 %) est appliquée à l'engagement trimestriel et de sept pour cent (7 %) à l'engagement annuel.

Le nombre de comptes utilisateurs est plafonné selon l'offre souscrite. Le dépassement de ce plafond nécessite le passage à une offre supérieure.

Le paiement s'effectue par mobile money ou par carte bancaire, via le prestataire de paiement retenu par l'Éditeur. L'Éditeur n'a jamais accès aux données bancaires du Client.

L'abonnement est payable d'avance. Aucune proratisation ni aucun remboursement n'est appliqué en cas de résiliation avant le terme de la période souscrite.

L'abonnement est conclu pour la durée souscrite. Le Client est informé par voie électronique de l'approche de son échéance.

À défaut de renouvellement, l'accès aux fonctionnalités du Service est interrompu. Le Client conserve toutefois, pendant une durée de trente (30) jours, la possibilité de se connecter aux seules fins d'exporter ses Données et de procéder à un réabonnement.

À l'expiration de ce délai de trente (30) jours, les Données du Client sont supprimées de manière définitive. Il appartient au Client de procéder à leur export avant ce terme.

L'Éditeur se réserve le droit de suspendre l'accès à un Espace en cas de manquement grave aux présentes CGU, notamment en cas d'usage frauduleux ou illicite du Service.

Les Données du Client demeurent sa propriété exclusive. L'Éditeur ne dispose sur celles-ci d'aucun droit autre que celui strictement nécessaire à la fourniture du Service.

Le Client peut à tout moment exporter l'intégralité de ses Données depuis son Espace, sous la forme d'une archive comprenant notamment les bulletins de paie, contrats, attestations et documents, dans leur format d'origine.

Cette faculté d'export demeure ouverte pendant la période de trente (30) jours suivant l'expiration de l'abonnement, conformément à l'article 8.

Le Client garantit l'exactitude, la licéité et la mise à jour des informations qu'il saisit dans le Service, notamment celles relatives à ses salariés, à leur rémunération et à leur temps de travail.

Le Client s'engage à utiliser le Service conformément à sa destination et à la réglementation applicable, en particulier en matière de droit du travail et de protection des données personnelles.

Le Client informe ses salariés de l'utilisation du Service et, le cas échéant, des traitements qu'il met en œuvre, notamment en matière de géolocalisation lors du pointage. Cette géolocalisation n'est relevée qu'au moment de l'enregistrement d'une arrivée ou d'un départ.

Le Service met à disposition du Client des outils de calcul reposant sur des barèmes préconfigurés, notamment en matière de cotisations sociales, d'heures supplémentaires, d'acquisition de congés et de retenues pour absence.

Ces barèmes constituent une aide au traitement de la paie. Le Client demeure seul responsable de la vérification des montants produits, de leur conformité à la réglementation qui lui est applicable, ainsi que de l'exécution de ses obligations déclaratives et de paiement auprès des organismes compétents.

Il appartient au Client de signaler à l'Éditeur toute évolution réglementaire affectant les barèmes appliqués à son Espace.

L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service. Il ne saurait toutefois garantir un fonctionnement continu et exempt d'interruption.

L'Éditeur peut interrompre temporairement l'accès au Service pour des opérations de maintenance ou d'évolution. Il s'efforce de limiter la durée de ces interruptions et d'en informer le Client lorsque leur caractère programmé le permet.

L'Éditeur peut faire évoluer les fonctionnalités du Service, sans que ces évolutions ne puissent réduire substantiellement les prestations souscrites.

Le Service, ses composants logiciels, sa documentation, ses marques et ses éléments graphiques demeurent la propriété exclusive de l'Éditeur.

La souscription d'un abonnement confère au Client un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable du Service, pour la durée de son abonnement et pour ses seuls besoins internes.

Toute reproduction, décompilation, extraction ou mise à disposition de tiers du Service, en tout ou partie, est interdite sans autorisation écrite préalable de l'Éditeur.

Dans le cadre de l'utilisation du Service, le Client agit en qualité de responsable de traitement des données de ses salariés. L'Éditeur intervient en qualité de sous-traitant et ne traite ces données que sur instruction du Client et pour les besoins de la fourniture du Service.

L'Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, comprenant notamment l'isolement des Espaces, l'authentification à double facteur, la journalisation des actions sensibles et l'analyse antivirus des fichiers déposés.

L'Éditeur ne procède à aucune cession, location ou communication à des tiers des Données du Client, en dehors des prestataires techniques strictement nécessaires à l'exploitation du Service.

L'Éditeur peut modifier les présentes CGU afin de tenir compte de l'évolution du Service ou de la réglementation applicable.

Le Client est informé de toute modification substantielle par voie électronique. La poursuite de l'utilisation du Service après cette information vaut acceptation des CGU modifiées.